Utilizzo degli indicatori chiave di prestazione per migliorare le prestazioni del laboratorio

Jan 11, 2024

Kate Neetz è con Azzur Labs a Schnecksville, Pennsylvania.

Gestire la tua attività basandosi sul tuo istinto non è facile né consigliato. C’è troppo da prevedere e le condizioni cambiano sempre. I leader dei laboratori devono fare affidamento sui dati per definire obiettivi di alto livello che riflettano accuratamente le prestazioni aziendali. I leader di laboratorio devono navigare con attenzione tra le montagne di dati relativi al loro laboratorio e alle sue operazioni per scoprire informazioni dettagliate sul successo della loro attività. Per raggiungere questo obiettivo, i responsabili del laboratorio dovrebbero selezionare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per monitorare i progressi, valutare i risultati e agire in base ai risultati.

I KPI sono misure di alto livello, spesso strategiche, delle prestazioni verso un obiettivo a lungo termine. Solitamente sono progettati per fornire informazioni sulla possibilità che il vostro laboratorio sia sulla buona strada verso il successo futuro. I laboratori possono utilizzare i KPI per valutare lo stato delle loro operazioni fornendo feedback sui progressi verso obiettivi di alto livello o iniziative strategiche relative a sicurezza, finanza, qualità e persone. L'utilizzo dei KPI consente ai laboratori di aggiornare in modo intelligente le proprie operazioni in base ai risultati dei KPI.

I termini "KPI" e "metriche" sono spesso usati in modo intercambiabile. Tuttavia, ci sono differenze distinte tra questi concetti. I KPI sono correlati agli obiettivi aziendali o di laboratorio e sono di alto livello o di natura strategica. Sono applicati a tutti i reparti. Al contrario, le metriche forniscono informazioni relative alle prestazioni di processi specifici e possono essere considerate tattiche. Sono in genere specifici per singoli dipartimenti o gruppi piuttosto che ampiamente applicabili a tutti i dipartimenti. Le metriche forniscono le informazioni che guidano i KPI.

Ad esempio, nell'ambito della funzione qualità di un laboratorio, una metrica potrebbe essere il numero di deviazioni procedurali per un mese. Il KPI di qualità corrispondente potrebbe essere la consegna di un prodotto privo di errori. In questo esempio, la capacità di produrre prodotti privi di errori dipende esclusivamente dal personale che non si discosta dalle procedure e dai processi interni. Questa metrica, insieme a molte altre, supporterà la metrica della qualità complessiva della percentuale di prodotti privi di errori. La tabella 1 mostra altri esempi che illustrano la differenza tra KPI e metriche.

I KPI possono essere un processo prezioso da avviare nel tuo laboratorio. Anche scomponendo il significato dei KPI, gli indicatori chiave di prestazione possono aiutare a sviluppare una valutazione della prestazione attuale:

Quando utilizzi i KPI per la prima volta, tieni presente che probabilmente vedrai i dati raccolti sotto una luce completamente diversa. Ciò identificherà facilmente le opportunità di miglioramento del processo o evidenzierà le carenze. I KPI mostrano il livello preferibile della metrica da mantenere per favorire processi continui e senza soluzione di continuità. A sua volta, il mantenimento di questi livelli può migliorare intrinsecamente la qualità del lavoro, che a sua volta migliorerà anche il processo aziendale. Questi miglioramenti porteranno a una migliore soddisfazione complessiva del cliente.

Potrebbe sembrare difficile iniziare a raccogliere dati per sviluppare KPI. Tuttavia, questi piccoli passaggi semplificano l'avvio:

Lo sviluppo di un sistema KPI presenta pochi vantaggi se non sono inclusi il monitoraggio di routine e i piani d’azione. Avere questo piano in atto offre lo spazio e la dedizione necessari per garantire che gli obiettivi possano essere raggiunti. Una volta stabiliti i KPI e stabilito un livello di riferimento, dovrebbe essere sviluppato un sistema per il monitoraggio continuo. Ciò può includere la frequenza dell’aggiornamento, la tempistica dei dati da segnalare, il formato del reporting, la consegna del report alle parti interessate e un piano per affrontare i risultati. La rivalutazione farà parte di questo processo e dovrebbe rivedere le definizioni dei KPI (obiettivi giusti, dati giusti, tempi giusti, ecc.), l'efficacia (si raggiungono o mancano gli obiettivi in ​​modo coerente?) o se sono necessari nuovi KPI. I tuoi KPI devono essere utilizzabili. Un KPI che non raggiunge costantemente i livelli target, senza alcuna correzione, merita di essere discusso.

Quando si sparge la voce che i parametri vengono raccolti, il personale potrebbe vederla come una frustata manageriale, per così dire. È importante comunicare al personale (1) perché i parametri vengono raccolti e (2) come verranno eseguiti. Garantire che conoscano il "perché" aiuta a garantire che siano a bordo per assistere dove possono, per raggiungere gli obiettivi o gli obiettivi fissati. Inoltre, i premi non fanno male: indicano al personale che è sulla strada giusta. È anche importante garantire che il senior management sia coinvolto nei KPI e supporti il ​​sistema. Ciò incoraggerà il consenso di tutto il personale.